AdminEscolar
AdminEscolar es un ERP orientado a instituciones educativas, que tiene como finalidad proveer de la mayoría de las herramientas necesarias para realizar todas las actividades que la institución realiza día a día.
Las instituciones educativas, tienen necesidades similares a una empresa, pero con matices diferenciales como para que, se les trate como una empresa para los que los sistemas comerciales están hechos. Estos "matices diferenciales" pueden ser: En la rendición de gastos, la comprobación de egreso y por otro lado la responsabilidad principal de toda escuela que es Enseñar y retroalimentar los resultados obtenidos. Dichos resultados se transforman a la larga a nivel macro generan políticas públicas en aras de mejorar las carencias y falencias encontradas en el camino, y a nivel personal, una retroalimentación para corregir materiales, cambiar las perspectivas, o bien, repasar conocimientos previos deficientes para lograr los objetivos en la enseñanza.
En el ámbito económico y contable, en escuelas particulares los ERP's deben de ser ajustados, o bien los usuarios deben adaptarse a productos que están hechos para cadenas productivas (fabricas) y/o Comercios (compraventa). Esto sin contar que instituciones privadas tendrán un estado de resultados con pérdidas y ganancias, mientras que las instituciones publicas deben hacer un esfuerzo adicional en el seguimiento del manejo de los fondos entregados por el Gobierno.
En el ámbito de los bienes, los mismos ERP's tienen un control de los bienes de consumo y los activos, pero existe la limitante, que la mayoría de los productos en el mercado al tener un origen netamente en líneas de producción y uso comercial, prácticamente el registro de los bienes de consumo son limitados, ya que el manejo de los inventarios esta visto para que sean compras - ventas (hablando de negocios de compra y venta), o bien, compras - Producción -> ventas (hablando de procesos de fabricación)
En el ámbito Educativo, se utilizan soluciones para la captura de notas, anotaciones, notificaciones a los tutores, el manejo de las circulares y oficios. Adicional a esto, preocuparse por el enlace a las plataformas institucionales (SEP). Quedando a veces sin cobertura en procesos simples, pero no por ello de poca importancia, por solo mencionar algunos está el registro de anotaciones de conducta, asistencias, control de bibliotecas, seguimiento y registro de incidencias médicas.
Y por último el ámbito del Personal, se debe utilizar otro software o adaptarse al usado en el ámbito financiero, donde se deben contemplar diferentes tipos de jornada, jornadas laborales para personal administrativo, jornadas especiales de los profesores, donde se les paga por hora laborada, y cada hora no es de 60 minutos, en la mayoría de los casos es de 45 minutos. Pues bien, estos y otros factores hacen que el control de los horarios del personal sean una complicación para el personal administrativo. Y un ERP o software de personal, a veces se tiene esta limitante, ya que para este sistema es difícil saber si un profesor está en clase frente a grupo, en horas no lectivas o en horario de atención a los tutores. Debemos llevar un control adicional.
Por todo lo anterior AdminEscolar viene a ser la mejor alternativa administrativa global para una institución educativa. Su desglose esta en seis grandes grupos como se presenta a continuación:
Expediente de Alumnos
Controla el historial de cada uno de sus alumnos, conservando un historio de toda la vida académica del estudiante.
Padres, tutores o apoderados
Consulta el estado de cada alumno bajo su tutela, respecto a su desempeño escolar, reportes, adeudos, asistencias, conducta, tareas, trabajo y evaluaciones.
Alumnos
Los alumnos pueden entregar tareas, resolver evaluaciones, consultar dudas, y también tiene la posibilidad de interactuar con sus profesores por dudas o aclaraciones de trabajos y tareas.
Grupo administración Académica
Biblioteca
Tiene un control de prestamos, devoluciones y registro del inventario de la biblioteca.
Consultas medicas
Cuando un alumno tiene un percance en la institución, consultas médicas permite revisar las antecedentes medicos del alumno, registrar el percance y llevar una bitácora de las acciones realizadas, así como la notificación a los tutores del alumno.
Profesores
Permite tener un control de cada asistencias, evaluaciones, trabajos y tareas de cada alumno.
Por otro lado le proporciona al profesor conservar un acervo documental para la preparación de sus clases.
Prospectos
Permite a la institución de un registro de todas las solicitudes de información de cada prospecto de ingreso, permitiendo un seguimiento de cada solicitud, asi como facilitar las evaluaciones de diagnostico y finalmente las inscripciones de nuevos alumnos,
Anotaciones de conducta.
El personal de la institución permite realizar anotaciones de conducta (positiva y negativa) de cada alumno, llevando estos registros a los expedientes individuales.
Las anotaciones son notificadas a los padres o tutores de cada alumno.
Entradas / salidas del alumnado.
Permite tener un control de retardos y salidas anticipadas de cada alumno.
Transporte
Para las instituciones que cuentan con el servicio de transporte escolar, permite planificar cada ruta para recoger o dejar a cada alumno.
Las planificaciones se pueden hacer por día y hora laborable de la institución
Circulares
Se cuenta con un apartado para el envio de circulares a toda la institucion, o bien a un segmento de la misma.
Las circulares son programadas y se envian por correo, teniendo un registro de fecha de creacion, fecha de envio y fecha de lectura de cada usuario notificado.
Las circulares puede ser dirigidas a los alumnos, padres, profesores y/ personal administrativo.
Notificaciones internas.
Las notificaciones son pequeños mensajes que es necesario que un usuario afectado deba prestar atención. Ejemplos, cuando se pide solicitar autorizar una compra, cuando un profesor a colocado una calificación o encargado una tarea.
Las notificaciones pueden ser para que un usuario realice una actividad o mera información que una acción de un tercero le debe de interesar.
Personal
Se controla el personal contratado dentro de la institución, tanto trabajadores temporales, eventuales o fijos.
Lleva un seguimiento de asistencias, días y horas trabajadas y al final entrega una pre nomina para que el departamento encargado de realizar los pagos pueda agilizar y facilitar su trabajo.
Grupo personal
Mesa de ayuda
La mesa de ayuda es un modulo que le permite a la institución tener un control interno de los peticiones y requerimientos de cada área hacia otras áreas.
Activos fijos
Toda la valorización de los activos fijos con los que cuenta la empresa.
Permite registrar nuevos activos, y tener el control del mantenimiento preventivo, correctivo y reparaciones del mismo.
Se incluye el consumo de combustibles, cuando se trata de automóviles o activos de combustible (podadoras, calderas, etc, etc).
Lleva el control de usuarios responsables y asignaciones temporales de cada activo.
Compras
El modulo de compras, permite a los usuarios tener un control de las solicitudes de material, englobarlas en una sola solicitud y hacer un proceso de compra consolidado.
Se permiten hacer compras directas, concursos de compra a los proveedores y soporta:
Invitaciones a cotizar, registro de cotizaciones, cuadros comparativos, ordenes de compra, entregas parciales y pagos parciales.
Inventario
Se tiene un inventario de activos circulantes o consumibles de la institución, da la posibilidad que cada área realice las peticiones de material y se vayan haciendo gestiones de salida.
Al estar comunicado con los módulos de compra permite hacer las peticiones por un inventario bajo, anticipándose a las necesidades del día a día.
Grupo bienes
Caja
Se disponibiliza un modulo para realizar los cobros de cada concepto asociado a los alumnos, así mismo, el tramite de pago a proveedores y servicios.
Todos los pagos realizados son pasados por un proceso de autorizacion, por lo que no puede ser emitido un pago o salida de recursos si no pasa por un proceso de autorizacion.
Contabilidad.
El modulo de contabilidad es un modulo orquestador y gestor de todos los procesos financieros de la institución.
Realiza una clasificación de eventos financieros, y cuando se enlaza con el presupuesto canaliza cada recurso de gasto a una afectación contable de manera automática.
Esto permite al modulo de contabilidad organizar y supervisar el trabajo financiero sin necesidad de mayor esfuerzo.
Fondos a rendir
Los fondos a rendir o cajas chicas es dinero circulante otorgado a un responsable, el cual debe de devolver, justificar su gasto.
Estos gastos son recursos para atender contingencias, y que, en cualquier momento el financiero puede revocar, solicitar devoluciones u otorgar ampliaciones de recurso.
Esas pequeñas bolsas, al ser justificadas, se solicita la documentación con la que se justifica el gasto (facturas, boletas, notas, recibos, etc.). Las cuales el financiero tiene posibilidad de revisar en el sistema para aceptar o rechazar el documento.
Grupo Financiero
Presupuesto
Permite llevar un seguimiento real de los gastos presupuestales, después de acumular un histórico, sirve como base para una mejor planificación del gasto
El presupuesto se desglosa en áreas, rubros de gasto. Permitiendo desde un inicio de operaciones un objetivo de limites de gasto en cada rubro.
Se permiten las transferencias del presupuesto, la planificación anual de gasto.
Proveedores
Se cuenta con un modulo externo a la institución, y es a través de invitación, que los usuarios que ingresen como proveedor podrán ver sus ordenes de compra, sus planificaciones de entrega, sus historiales de pago y la calendarización de pago que tiene la institución con el proveedor.
Grupo externo
Seguridad
Brinda todas las herramientas para que de manera autonoma la institucion administre sus propios accesos, sus usuarios y las restricciones o accesos que necesite otorgar.
